مدیریت تیم‌های مجازی با بهره‌وری بالا

مدیریت تیم‌های مجازی با بهره‌وری بالا

تیم‌های مجازی با بهره‌وری بالا در این دنیای پر رقابت یک ضرورت است. با شرایط اپیدمی کرونا و لغو جلسات حضوری، تیم‌های مجازی یک واقعیت زندگی کنونی شده است. با توجه به استفاده مشترک از منابع مشترک، افزایش تعداد پروژه‌های بین سازمانی، مشارکت و برون‌سپاری و افزایش تعداد افرادی که دورکاری می‌کنند یا ساعات انعطاف‌پذیر دارند، این موارد در همه سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای رایج شده است.با این حال مدیریت تیم‌های مجازی یک چالش است. اعضا از فرهنگ‌ها، مناطق زمانی و سازمان‌ها عبور می‌کنند و اغلب با استفاده از ابزار الکترونیکی در مسافت قابل‌توجهی ارتباط برقرار می‌کنند. ما نحوه مدیریت تیم‌های مجازی را با پرداختن به موضوعات تنوع فرهنگی و شخصی، ارتباطات و موارد هماهنگی بررسی خواهیم کرد. باید به افراد، فرایندها و ابزارها پرداخته شود.

موضوع ما تیم‌های مجازی با عملکرد بالا است. ابتدا عملکرد تیم‌ها را بررسی کنیم، سپس بر روی اعضای تیم‌ها و بهترین روش‌ها برای مدیریت آنها تمرکز کنیم.

 

مدیریت تیم‌های مجازی با بهره‌وری بالا

عملکرد بالا و بهبود عملکرد

هدف هر تیم پروژه یا سازمانی عملکرد بالا است. عملکرد بالا برای یک اسکی‌باز توانایی اسکی با سرعت بالابر روی هر نوع زمین تحت هر شرایطی، چرخاندن و توقف به‌دلخواه، توجه به سایر اسکی‌بازان و انجام همه اینها در حالی است که این کار بدون دردسر به نظر می‌رسد.

برای یک تیم پروژه، عملکرد بالا توانایی کار در بالاترین سطح اثربخشی برای مدت‌زمان طولانی است. این به معنای تحویل به‌موقع محصولات با کیفیت، در بودجه، ضمن رضایت ذی‌نفعان است. اعضای تیم و تیم رشد می‌کنند و یاد می‌گیرند. تیم تغییرات را مدیریت می‌کند. اعضا بدون ایجاد اختلال در عملکرد به‌راحتی وارد و خارج می‌شوند.

بهبود مستمر عملکرد با تنظیم دقیق نحوه کار، باعث افزایش سطح عملکرد در طول زمان می‌شود. تیم‌های با عملکرد بالا از هر مسئله به‌عنوان فرصتی برای دستیابی به عملکردی بالاتر استفاده می‌کنند.

عملکرد را می‌توان با استفاده از بسیاری از معیارها اندازه‌گیری کرد. تعادل درستی بین اقدامات عینی، مانند تحویل به‌موقع، انطباق بودجه، تعداد تغییرات، و مقدار دوباره‌کاری انجام شده و اقدامات ذهنی مانند رضایت ذی‌نفعان برقرار کنید.

رضایت به‌طورکلی با نمرات بالا در اقدامات عینی ارتباط دارد، اما به شدت تحت تأثیر نحوه مدیریت انتظارات و ماهیت محیط کار است. وقتی اقدامات عینی و ذهنی از هم دور شدند، دلیل عدم همبستگی را برای کشف اقدامات کامل‌تر و دقیق‌تر و مدیریت انتظارات پیدا کنید.

 

تجزیه‌وتحلیل سیستم‌ها، فرایند و علت و معلول

هیچ بحثی در مورد عملکرد بالا بدون ذکر مختصر یک دیدگاه سیستم محور و فرایند محور و تحلیل علت و معلولی کامل نخواهد بود.

یک دیدگاه سیستم مدار تشخیص می‌دهد که تیم‌ها در سیستمی متشکل از نهادهای متقابل مانند افراد، سازمان‌ها، ابزارها و فرایندها وجود دارند. هر تغییری در هرجایی می‌تواند در هر چیز دیگری تأثیر بگذارد. جهت‌گیری فرایند تشخیص می‌دهد که هر نتیجه‌ای نتیجه یک فرایند یا مجموعه مراحل است.

برای تغییر نتیجه، روند کار را تغییر دهید. جهت‌گیری فرایند با تجزیه‌وتحلیل علت و معلولی پشتیبانی می‌شود. علل کمبود عملکرد را شناسایی کنید. برای تعیین دلایل اصلی هر یک را ارزیابی کنید. می‌توان علل قابل عمل را از بین برد، یا از تأثیر یا فرکانس آنها کاسته شود.

پیتگورسکی (Pitagorsky) اظهار داشت که در حین کار با تیم‌های کار مجازی ما با یک تعامل بسیار پیچیده بین همه عناصر مختلفی که در پروژه‌ها پیدا می‌کنیم روبرو هستیم … به‌عنوان‌مثال، مهارت‌های رفتاری و سایر مهارت‌های مدیران پروژه و اعضای تیم، کفایت روش‌ها و اثربخشی مدیریت نمونه کارها از جمله عناصری که باید برای بهبود محیط به طور سیستماتیک و سیستماتیک موردتوجه قرار گیرند تا زمینه فعالیت مؤثر تیم مجازی فراهم شود …

 

تیم‌ها

یک تیم مجازی یک تیم واقعی است.

پارکر (1994) تیم را به‌عنوان گروهی از افراد با درجه بالایی از وابستگی که برای دستیابی به یک هدف یا اتمام یک کار گرایش دارند، تعریف می‌کند. کاتزنباخ و اسمیت (1994) تیم را به‌عنوان تعداد کمی از افراد با مهارت‌های مکمل متعهد به یک هدف مشترک، اهداف عملکرد و رویکرد تعریف می‌کنند که آنها خود را متقابلاً مسئول می‌دانند … تیم پروژه واحد اصلی عملکرد اکثر

سازمان‌ها است.
لازم به ذکر است اشاره کنیم یکی از روش‌ها و متدولوژی‌های خوب و کاربردی برای مدیریت تیم ها مخصوصا به صورت مجازی، شیوه‌ی مدیریت چابک است. این شیوه بیشتر برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری رواج یافته اما اینگونه نیست که کاملا مختص این نوع پروژه ها باشد و برای سایر پروژه ها نیز کاملا کاربردی است (بیشتر بخوانید: مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری با مدیریت چابک)

 

تیم‌های سالم و ناکارآمد

تیم‌های ناکارآمد عملکرد پایین را ارتقا می‌دهند. ویژگی‌های آنها تعارضات بین فردی، رهبری و جهت‌دهی ضعیف، عدم پاسخگویی، مهارت کافی، ارتباطات ضعیف، روش‌ها و روش‌های نامناسب و غیره است.

تیم‌های سالم عملکرد را افزایش می‌دهند. آنها با برقراری ارتباط، مدیریت درگیری و انتظارات به‌خوبی و داشتن اهداف مشترکی که اعضا را متحد می‌کند، هم‌افزایی را ارتقا می‌بخشند. نقش‌ها و مسئولیت‌های کاملاً مشخص با قابلیت تطبیق وجود دارد. کار چالش‌برانگیز است، غیرممکن نیست. رهبری مؤثر از تیم پشتیبانی می‌کند (پیشنهاد مطالعه: ده قانون طلایی رهبری). اعضا به طور فعال در تصمیماتی که مستقیماً بر آنها تأثیر می‌گذارد نقش دارند. سرزنش با پاسخگویی جایگزین می‌شود.

 

گروه‌های مجازی

یک تیم مجازی تیمی متشکل از افرادی است که در یک مکان مشترک قرار ندارند یا ساعات کاری متفاوتی دارند یا هم‌زمان در چندین تیم کار می‌کنند. تیم‌های مجازی غالباً افرادی از فرهنگ‌های گوناگون را درگیر می‌کنند. تنوع بسیاری وجود دارد. یک تداوم بین تیم فیزیکی (همه افراد مستقر، اعضای اختصاص‌داده‌شده و هم‌زمان کار می‌کنند) و تیم‌های مجازی وجود دارد.

 

چالش‌های کار در تیم‌های مجازی

کار در تیم‌های مجازی چالش‌برانگیز است زیرا افرادی که در چندین پروژه کار می‌کنند نیاز به هماهنگی و برقراری ارتباط بین مناطق زمانی، فاصله، زبان‌ها و فرهنگ‌ها دارند. چالش‌ها شامل اطمینان از درک مشترک، باتوجه‌به تفاوت‌های زبانی و فرهنگی، بدون در دسترس بودن زبان بدن و نشانه‌های تن صدا هماهنگی به‌گونه‌ای که همه با اطلاعات، مطالب و مهارت‌های مناسب در مکان موردنیاز خود، در زمان نیاز به آنجا باشند. احترام گذاشتن به فرهنگ‌های فردی درحالی‌که ایجاد یک فرهنگ تیمی مشترک هنگام کار در خارج از مرزهای سازمانی.

مدیریت یک تیم مجازی نیاز به یک رویکرد منظم و درعین‌حال انعطاف‌پذیر دارد. برای انطباق با نیازهای یک موقعیت خاص باید به مسائل تیم مجازی رسیدگی شود:

 

ارتباطات و جلسات هم‌زمان و ناهم‌زمان

رشته‌ها و دستورالعمل‌های واقع‌بینانه برای ارتباطات الکترونیکی، از جمله ایمیل، جلسات وب و مدیریت اسناد

کدهای رفتاری: هنجارهای رفتاری، مانند چرخش برای درخواست‌ها، انطباق با برنامه، در دسترس بودن برای ارتباط هم‌زمان موقت و موارد دیگر

مدیریت مسائل بین فردی در محیط مجازی

گزارش منظم وضعیت به‌عنوان ابزاری برای قابل‌مشاهده ماندن پروژه

شروع واقعی جلسات

ابزارهای مورد نیاز

مدیریت در سراسر مناطق زمانی.

 

جلسات هم‌زمان و ناهم‌زمان

ارتباطات مؤثر در هر تیم یک عامل حیاتی است. برنامه‌ریزی جلسات در بین افرادی که در قسمت‌های مختلف یک ساختمان کار می‌کنند دشوار است بنابراین برنامه‌ریزی جلسات بین مردم در قاره‌های مختلف از نظر نمایی دشوارتر است. هنگامی‌که اعضای یک تیم در اروپا، آسیا و نیمکره غربی هستند، کسی باید نیمه‌شب برای جلسات هم‌زمان بیدار باشد که با برخی از حاضران به طور حضوری برگزار می‌شود و برخی از آنها از طریق تلفن، وب یا کنفرانس ویدئویی شرکت می‌کنند.

برای درمان ارتباط ناهم‌زمان به‌عنوان جلسات مجازی، تیم رویکردی منظم برای رسیدگی به مسائل و تصمیم‌گیری‌های مؤثر بدون نیاز به ملاقات هم‌زمان انجام می‌دهد. تسهیلات برای حضور مناسب مردم و مشارکت با اهداف مشترک، ماندن در موضوع با جزئیات مناسب و اطمینان از تعطیلی در مدت‌زمان محدود لازم است. وبلاگ‌ها، جریان‌های ایمیل و انجمن‌های گفتگو رسانه اصلی جلسات ناهم‌زمان هستند.

 

به حداکثر رساندن عملکرد تیم مجازی

در پایان، می‌توان با اتخاذ یک رویکرد انعطاف‌پذیر و درعین‌حال منظم، متناسب با نیازهای هر موقعیت، به چالش کار در تیم‌های مجازی پرداخت. تیم‌های مجازی انواع مختلفی دارند که هرکدام نیازهای خاص خود را دارند.

به‌طورکلی، رویکردی که منجر به عملکرد بالا می‌شود با آگاهی از چالش‌های تیم‌های مجازی، علل آنها و راه‌حل‌های احتمالی آغاز می‌شود. در این قسمت مجموعه‌ای از اصول و رهنمودها که چارچوبی برای سازگاری است، موردنیاز است. از جمله این اصول عبارت‌اند از:

  • احترام به تنوع فرهنگی و شخصی
  • ایجاد یک فرهنگ تیمی آگاهانه مهندسی شده که نیازهای تیم را به‌طورکلی و اعضای مختلف آن برآورده کند
  • زمان‌بندی که مسائل منطقه زمانی را از طریق تعادل مناسب بین جلسات هم‌زمان و ناهم‌زمان برطرف می‌کند
  • فرایندها و ابزارهای عملی که نیازهای ارتباطی، همکاری و کنترلی را برطرف می‌کنند و متناسب با سطح پیچیدگی و اهمیت کار و باتوجه‌به توانایی اعضای تیم در استفاده‌ام موثر از آنها در دسترس و متناسب هستند.

 

این محتوا به صورت تبلیغی می باشد و وبسایت ما هیچگونه مسئولیتی در قبال آن نخواهد داشت.

موفق باشید.

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: 1 میانگین: 5]