سندروم دانشجو یا دانش آموز
سندرم دانش آموز به تعویق برنامه ریزی شده اشاره دارد، زمانی که، برای مثال، یک دانش آموز فقط در آخرین لحظه ممکن قبل از مهلت آن، شروع به اعمال خود به یک تکلیف میکند. این کار هرگونه حاشیه ایمنی احتمالی را از بین میبرد و فرد را تحت فشار و استرس قرار میدهد. به گفته یک منبع دانشگاهی، این کار به منظور القای سطحی از فوریت به اندازه کافی بالا انجام میشود تا اطمینان حاصل شود که میزان تلاش مناسب برای انجام کار انجام میشود. این اصطلاح برای توصیف این شکل از اهمال کاری به طور کلی و نه تنها توسط دانش آموزان استفاده میشود. به عنوان مثال، در زمینه مهندسی نرمافزار: “این تحقیق اولیه به بررسی سه موضوع رفتاری میپردازد که ممکن است بر بهره وری اعضای تیم در یک پروژه آبشار سنتی و در یک پروژه اسکرام تاثیر بگذارد: مدیریت استرس، استفاده از سستی و سندرم دانشجو.” گفته میشود که این اصطلاح توسط الیاهو ام. گلدرات در رمان زنجیره انتقادی خود معرفی شده است.
سندروم دانشجو یا دانش آموز
آیا دچار سندروم دانشجو هستید؟
احتمالاً همه تا به حال دانشجو یا دانش آموز بودهاند. سخنرانیها، سمینارها، کارهای خانگی، پروژهها، و غیره بیشماری آشنا به نظر میرسد؟ سپس به یاد میآورید که اغلب تمام فعالیتهای یادگیری برای داشتن اوقات فراغت بیشتر به آخرین زمان موکول میشد. این در طبیعت انسانی ماست. ما از استراحت لذت میبریم و زیر بار کار هستیم. بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه این تعلل در زمینه مدیریت پروژه ظاهر میشود و برای کاهش آن چه کاری میتوانیم انجام دهیم.
سندرم دانش آموز چیست؟
معمولاً اعتقاد بر این است که این اصطلاح در رمان «زنجیره انتقادی» اثر Eliyahu M. Goldratt معرفی شده است. او شباهتی را بین دانشآموزانی که فعالیتهای یادگیری خود را به موعد مقرر به تعویق میاندازند و اعضای تیم پروژه که در رابطه با وظایف پروژه خود همین کار را انجام میدهند، ترسیم کرد، زیرا فکر میکنند زمان کافی برای انجام هر کاری دارند. در نتیجه، آنها فقط زمانی را تلف میکنند که ممکن است در صورتی که برخی عدم قطعیتها بر پروژه تأثیر بگذارد، ضروری شود. گلدرات وضعیتی را که برای یک استاد و شاگردانش اتفاق افتاد را توصیف کرد. او به آنها تکلیفی داد که قرار بود ظرف دو هفته انجام شود. اما دانشآموزان کار را تخمین زدند و از استاد خواستند که برای انجام آن زمان اضافی به آنها بدهد. اگرچه، آنها از این زمان اضافی استفاده نکردند و فقط به این دلیل که مطمئن بودند زمان زیادی برای انجام تکالیف خود دارند، فعالیتهای خود را به موعد مقرر موکول کردند. نمودار تلاشی که یک کارمند برای انجام یک کار انجام میدهد و زمان صرف شده برای این نوع فعالیت را نشان میدهد. خطوط چین نشان دهنده زمان تخصیص داده شده برای مسابقه کار یا به عبارت دیگر مدت زمان کار است. خط سمت چپ تاریخ تعیین شده است و خط دوم تاریخ سررسید است. همانطور که از تصویر مشخص است، بیشترین تلاش در تکمیل کار قبل از پایان مهلت انجام شده است. یک فرد معمولی به جای اینکه کار را در روز مقرر شروع کند، تمام وقت اختصاص داده شده را صرف کند و تلاش خود را به طور روان تخصیص دهد، یک فرد معمولی تا آخرین لحظه تعلل میکند و تمام تلاش خود را میکند تا زمانی که زمان زیادی از قبل گذشته است، ضرب الاجل را از دست ندهد.
سندرم دانش آموز چه نتیجهای دارد؟
اولاً، بر زمان تحویل کار تأثیر میگذارد. و اگر تعدادی کار مرتبط به هم پشت سر هم قرار بگیرد، کل زنجیره را تحت تاثیر قرار میدهد. اگر یک کار قبلی به موقع کامل نشود، کار جانشین را نمیتوان آغاز کرد. بنابراین، کل پروژه در نتیجه تحت تأثیر قرار میگیرد. و با توجه به اینکه هر محیط پروژه مستعد مواجهه با عدم قطعیت است، احتمال اتمام آن قبل از موعد مقرر حداقل است. ثانیاً، مدت زمان وظایف شما احتمالاً بیش از حد طولانی است، که کل پروژه را دو برابر بیشتر از آنچه میتوانست طولانیتر میکند. همانطور که میتوان فهمید، اثر سندرم دانش آموز در بیشتر موارد زمانی رخ میدهد که فرد زمان زیادی برای انجام یک کار داشت. قانون به این صورت است: هرچه زمان بیشتری شود، بهرهوری کمتری خواهیم داشت.
علل سندرم دانشجویی در مدیریت پروژه از دیدگاه رفتاری
عوامل زیر باعث ایجاد سندرم دانش آموز میشود:
- اولویتهای نامشخص.
- تنبلی.
- اضافه بار و چند وظیفهای.
- عدم قطعیت.
- سختی وظایف.
اولویتهای نامشخص
وقتی هر یک از اعضای تیم وظایف زیادی برای تکمیل کردن دارند و اولویتهای مشخصی ندارند، آنها را بر اساس بینش شخصی انتخاب میکنند. اگر در حال حاضر ایدهای در مورد اینکه چه وظیفهای بالاترین اولویت را در پروژه دارد، موجود نشود، احتمالاً آن را به تعویق میاندازند. چنین رویکردی برای کل پروژه ویرانگر است زیرا نمیتوانید وظایف را مطابق میل خود انجام دهید. هر پروژه متشکل از زنجیرهای از فعالیتهای مرتبط به هم با اولویتهای دقیق است. بنابراین اگر میخواهید پروژههای خود را با موفقیت به پایان برسانید، به اولویتبندی فکر کنید و کاری کنید که افرادتان از فوریت و اهمیت برخی وظایف در زنجیره آگاه شوند.
تنبلی
تنبلی و ترجیح دادن استراحت به جای کار، هسته اصلی طبیعت انسان است. از طرفی این یک عادت است نه یک رفتار فطری. میتواند به دلایل مختلفی تحریک شود. برخی افراد برای شروع کار خود تنبلی میکنند فقط به این دلیل که آن را بسیار دشوار یا کسل کننده میدانند. این میتواند نتیجه فقدان انگیزه نیز شود. دیگران میتوانند کار را به تعویق بیندازند زیرا فکر میکنند موفق نخواهند شد. عوامل متفاوت است.
اضافه بار و پروژههای چند وظیفهای
بار بیش از حد اغلب منجر به انجام چند وظیفهای میشود که میتواند خوب یا بد شود. ممکن است تشخیص بین چندوظیفه خوب و بد دشوار به نظر برسد، اما هسته اصلی اولویتهای کار روشن و صحیح است. اگر یک کار خوب هیچ آسیبی به پیشرفت کار وارد نکند، چندوظیفهای بد میتواند مشکلات زیادی را برای یک کارمند ایجاد کند و بر کارایی آنها تأثیر منفی بگذارد. چند وظیفهای بد زمانی اتفاق میافتد که فرد وظایف زیادی داشت و بدون اینکه متوجه شود وقت و تلاش خود را به کسانی که اولویتهای پایینی دارند اختصاص میدهد. هنگامی که یک کارمند زیر برف میافتد، آنها نمیدانند از کجا شروع کنند و چگونه آن وظایف را اولویت بندی کنند. و این نیز در مواردی است که اولویتهای روشن از اهمیت فوق العادهای برخوردار هستند.
ابهام یا عدم قطعیت
عدم قطعیت یکی دیگر از مفاهیم رایج در حوزه مدیریت پروژه است که تاثیر زیادی بر تاریخ تحویل پروژه دارد.
دشواری وظایف
این عامل ارتباط نزدیکی با عامل قبلی دارد. اگر پیچیدگی یک کار مطابق با شایستگی کارمند نشود، بدیهی است که آنها به آخرین لحظه موکول خواهند شد. باز هم مربوط به رفتار انسان است. یک شخص واقعاً دوست ندارد زندگی خود را پیچیده کند: و سعی میکند قبل از رسیدن به آن وظایف پیچیده “تا حد امکان سفر آرام” داشت. در روانشناسی، کلمه دیگر برای سندرم دانش آموز، اهمال کاری است. مردم اغلب به دلیل ترس از شکست در تکمیل کار، کار را به تعویق میاندازند. در مدیریت پروژه زنجیره بحرانی که از نظریه محدودیتها سرچشمه میگیرد، از بافرها برای کاهش سندرم دانشجو استفاده میکنند. جدا از روشهای سنتی مدیریت پروژه که معمولاً به هر کار بافر اضافه میکنند، در این رویکرد ما بافر را به انتهای کل پروژه اضافه میکنیم.
پیشنهاد نویسنده: Hopper Job کیست؟