Affinity diagram چیست؟
به طور خلاصه ، نمودار Affinity مسائل مشترک، موضوعات و انواع مشکلات و نیازهای مشتری را در یک مکان نشان می‌دهد. که این کار را از طریق سازماندهی حقایق مرتبط در دسته‌های مجزا انجام می‌دهد.
Affinity diagram چیست؟
در طول فرایند تحقیق، هر یک از اعضای تیم به طور جداگانه با نقاط درد، انگیزه‌ها و ترجیحات کاربر آشنا می‌شوند اما بررسی مستندات هر فرد و پیدا کردن الگوهای مشترک در بین آن‌ها کار دشواری است، اما اینجاست که ایجاد یک نمودار Affinity به شما و تیم شما کمک می‌کند تا مشاهدات یا ایده‌های مطالعات تحقیقاتی را منظم کنید، راه حل‌های ابتکاری ایجاد کنید، نظرات گروهی را هدایت کنید و بینش‌ها (insight) را سازماندهی کنید. نمودار وابستگی بین عوامل (Affinity diagram) نوع خاصی از ابزارهای توفان فکری است که سازمان‌های بزرگ و با حجم انبوهی از داده‌ها و اطلاعات، آن را برای ساماندهی و گروه‌بندی داده‌ها براساس ارتباط منطقی و طبیعی آن‌ها بکار می‌بندند. این نمودار به «نمودار یا روش KJ» نیز معروف است چراکه توسط فردی ژاپنی به نام «جیرو کاواکیتا» ایجاد شد. از موارد کلی که سبب گرایش به این روش می‌شود می‌توان موارد زیر را نام برد:
- زمانی که با ایده‌ها و موارد بسیاری در یک آشفتگی و به‌هم‌ریختگی آشکاری روبرو هستیم.
- زمانی که موضوعات پیچیده و غیرقابل فهم به نظر می‌رسند.
نمودار وابستگی بین عوامل در زمینه‌های بسیاری کاربرد دارد از جمله مدیریت پروژه و تحقیقات بویژه تحقیقاتی که مبتنی بر حضور در محل کاربر است مانند تحقیقات توسعه کیفیت محصول که نیاز به حضور در «محل مصرف محصول توسط مشتری» دارد. برای پیاده‌سازی این نمودار گام‌های زیر توصیه می‌شود:
- نوشتن ایده‌ها، خواسته‌ها یا در کل موارد جمع‌آوری شده در کارت‌ها یا برگه‌های مشخص.
- مخلوط کردن کارت‌ها و پخش کردن تصادفی کارت‌ها روی یک میز بررسی کارت‌ها و قرار دادن کارت‌هایی مرتبط با یک موضوع خاص در یک گروه مشخص.
- در هر گروه، انتخاب کارتی که به بیان ساده و کاملتر می‌تواند عنوان و موضوع اصلی گروه را بیان کند و تعیین نام گروه با کمک عنوان آن کارت یا درغیر این‌صورت، تعیین نام گروه براساس موضوع کارت‌ها.
- ثبت گروه‌ها و تشکیل نمودار.
- بررسی و اصلاح نمودار و حذف یا اضافه کردن موارد لازم.
نمودار درختی چیست؟
نمودار درختی (Tree diagram) به شکست گروه‌های بزرگ به اجزای ریز و ریزتر و به فرایند فکر کردن ما به صورت گام به گام از کلیات به سمت جزئیات کمک می‌کند. در این نمودار اجزای کلی و بزرگ شاخه شاخه شده و به اجزای کوچک تقسیم می‌شوند. نام‌های دیگر آن، نمودار سیستمی، درخت تحلیلی، نمودار سلسله مراتبی و تحلیل درختی است. می‌توان دو گروه کلی از آن را به صورت همگرا و واگرا نام برد. در نوع واگرا که رایج است، شاخههای اصلی به شاخههای کوچک‌تر گسترش می‌یابند و با یک گره شروع می‌شود و نوع همگرا عکس واگرا است. موارد استفاده از این نمودار به شرح زیر است:
- زمانی که یک موضوع در گستره بزرگی تشخیص داده شده و نیاز است تا جزئیات ریزتری از آن مشخص شود و با حرکت به سمت جزئیات، به هدف مورد نظر دست یافت.
- زمان بهبود اقدام‌ها به منظور دستیابی به یک راه‌حل یا طرح کاربردی.
- زمان تحلیل فرایندها به صورت جزیی.
- زمان جستجو برای ریشه یک مشکل.
- زمان ارزیابی موارد اجرایی برای چندین راه‌حل بالقوه.
- زمانی که یک نمودار وابستگی بین عوامل یا ارتباطات، موضوعات کلیدی را پوشش نداده است.
- به عنوان یک ابزار ارتباطی برای توضیح جزئیات به دیگران.
روش استفاده از نمودار درختی
نوشتن گزاره‌ای از هدف، مسأله، طرح یا هر آنچه که قرار است مطالعه شود به عنوان گره شروعی تشکیل زیرشاخه‌ها با پاسخ به پرسشی که ما را به سطح بعدی هدایت کند مانند «چه کارهایی باید برای تکمیل این هدف انجام شود؟»، «چرا این مشکل پیش آمد؟»، «چه چیزی مسبب این مسأله شده است؟» یا «اجزای این مورد چیست؟». درواقع با توجه ماهیت نمودار درختی و هدف خود، یکی از پرسش‌های مطرح شده باید پاسخ داده شود. در این گام یک بررسی «لازم و کافی» باید انجام شود. باید دو پرسش نسبت به این سطح از نمودار پاسخ داده شود: اولا: آیا موارد مطرح شده در زیرشاخه، همگی برای سطح بالایی لازم است؟ دوما: آیا موارد مطرح شده برای سطح بالایی کافی است؟ مراحل «ب» و «ج» را برای سطوح پایین‌تر انجام داده و این کار را ادامه می‌دهیم. نمودار و شکست موارد را متوقف نگرده و ادامه می‌دهیم تا زمانی که به «ریشه مشکل دست یابیم»، «به اجزای غیرقابل شکست برسیم»، «نمودار به اجزای پایه‌ای منتهی شود» یا «به اقدام‌های عملی برای مورد نظر برسیم.» یک بررسی «لازم و کافی» باید برای تمام نمودار انجام شود. آیا تمام اجزای مطرح شده، برای رسیدن به هدف مورد نظر لازم هستند؟ آیا موارد بیان شده، به منظور تکمیل مقصود ما کافی هستند؟ در صورت لزوم موارد اصلاح، حذف یا اضافه خواهند شد.
چند رفرنس برای یادگیری بهتر
- http://asq.org/learn-about-quality/new-management-planning-tools/overview/tree-diagram.html
- http://www.businessdictionary.com/definition/tree-diagram.html
- https://en.wikipedia.org/wiki/Affinity_diagram
- https://www.nngroup.com/articles/affinity-diagram