نگاهی بر وظایف یک مدیر پروژه خوب
مدیر پروژه یا همان pm شخصی است که مسئولیت هدایت یک پروژه را از بدو اجرای آن و تا زمان به پایان رسیدن آن بر عهده دارد. مدیران پروژه باید از نظم و انضباط بالایی برخوردار هستند تا اهداف واضح و قابل دستیابی را ایجاد کرده و آن‌ها را به موفقیت کامل برساند.
نگاهی بر وظایف یک مدیر پروژه خوب
گواهینامه‌های مدیریت پروژه
گواهینامه‌های بسیاری در مدیریت پروژه از سازمان‌های مختلف ارائه شده است که شامل مدیریت پروژه حرفه‌ای (PMP)، همکار معتبر در مدیریت پروژه (CAPM) و گواهینامه مدیریت حرفه‌ای برنامه (PgMP) است.
ویژگی‌ها و مهارت‌های یک مدیر پروژه خوب
مدیر پروژه باید ترکیبی از مهارت‌ها از جمله توانایی پرسیدن سوالات نافذ، تشخیص مفروضات بی رویه و حل و فصل اختلافات و هم‌چنین مهارت‌های مدیریتی عمومی‌تر را داشته. یک مدیر خوب پروژه می‌تواند ریسک را به میزان قابل توجهی کاهش دهد، غالباً با رعایت سیاست ارتباطات باز، تضمین می‌کند که هر یک از شرکت کنندگان مهم فرصتی برای ابراز عقاید و نگرانی‌های خود دارند. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل كند كه ریسک‌ها را كنترل كرده و عدم اطمینان را به حداقل می‌رساند. هر تصمیمی که اتخاذ می‌کند باید مستقیماً به نفع پروژه آن‌ها شود. مدیریت موثر پروژه شامل داشتن 7 خصوصیت زیر است که برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موثر ضروری است:
- مهارت‌های ارتباطی مؤثر: یکی از ویژگی‌های یک مدیر خوب، برقراری ارتباط خوب است تا بتواند در همه سطوح با افراد ارتباط برقرار کند. مدیر پروژه باید اهداف پروژه و هم‌چنین وظایف، مسئولیت‌ها، انتظارات و بازخورد هر یک از اعضای را به روشنی توضیح دهد.
- مهارت‌های قدرتمند رهبری: مدیریت کارآمد پروژه به معنای برخورداری از خصوصیات قدرتمند رهبری مانند توانایی ایجاد انگیزه در تیم خود و هدایت آن‌ها به حداکثر عملکرد است تا بتوانند به اهداف خود برسند.
- تصمیم گیرنده خوب: یک مدیر پروژه مؤثر باید از مهارت تصمیم گیری بالایی برخوردار شود؛ زیرا همیشه تصمیمات مهمی وجود خواهد داشت که باید بر روی آن‌ها عمل شود.
- تخصص فنی: از آنجا که نرم‌افزار مدیریت پروژه و سایر برنامه‌های مرتبط برای تحقق اهداف پروژه ضروری هستند، یک مدیر پروژه موثر باید دانش فنی صحیحی داشته تا موضوعات مرتبط با جنبه فنی را درک کند. آگاهی از تئوری و هم‌چنین جنبه فنی می‌تواند در صورت لزوم به مدیر در انجام اقدامات استراتژیک بسیار کمک کند.
- مهارت‌های تیم سازی: لازم است که یک تیم به صورت هماهنگ عمل کند و گرنه این پروژه با چالش‌های مختلف روابطی روبرو خواهد شد که می‌تواند مانع موفقیت آن شود. مدیران پروژه باید بدانند که چگونه می‌توانند با تمرکز روی ویژگی‌های مثبت خود، به هر یک از آن‌ها اهمیتی بدهند. او باید منصفانه و عادلانه به گونه‌ای که با آن‌ها رفتار می‌کند.
- مهارت حفظ آرامش خود و تیم: با ادامه پروژه، برخی از حوادث می‌تواند شدت تحرک پروژه را تحت تاثیر بگذارد و صبر مدیر پروژه را آزمایش کند. ضروری است که یک مدیر پروژه همیشه آرامش خود را حفظ کرده و به طور پیوسته مستقر شود تا بر روی روابط خود با تیم تأثیر منفی نگذارد.
- مذاکره کننده عالی: یکی از ویژگی‌های مورد نیاز برای مدیریت مؤثر پروژه، امکان مذاکره است. در مواقعی که اختلافات به دلیل اختلاف نظر ایجاد می‌شود، مدیران پروژه برای حل مسئله و حفظ هارمونی در تیم به مهارت‌های مذاکره محض نیاز دارند. لازم است یک مدیر موثر پروژه بتواند بیش‌تر این خصوصیات را داشته تا وی در مدیریت پروژه موفق شود.
نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیر پروژه
مسئولیت‌های یک مدیر پروژه شامل مدیریت کلی است، اما او به ندرت مستقیماً درگیر فعالیت‌هایی است که در واقع نتیجه نهایی را تولید می‌کند. این موقعیت هم‌چنین بر هرگونه محصولات و خدمات مرتبط، ابزار و تکنیک‌های پروژه نظارت می‌کند تا به اطمینان از عملکرد‌های خوب کمک کند. علاوه بر این، مدیران پروژه مسئولیت جذب و ساخت تیم‌های پروژه و ساخت پیش بینی در مورد خطرات و عدم قطعیت‌های پروژه را بر عهده دارند. نقش مدیران پروژه شامل فعالیت‌های زیادی است از جمله:
- برنامه‌ریزی و تعریف وظایف.
- برنامه‌ریزی فعالیت و توالی.
- برنامه‌ریزی منابع.
- تخمین زمان.
- برآورد هزینه.
- تهیه بودجه.
- مستندات.
- ایجاد نمودارها و برنامه‌ها.
- تحلیل ریسک.
- مدیریت خطرات و مشکلات.
- پیشرفت و نظارت بر گزارش گیری.
- رهبری تیم.
- تأثیرگذاری استراتژیک.
- مشارکت در تجارت.
- همکاری با فروشندگان.
- مقیاس پذیری، قابلیت تعامل و تجزیه و تحلیل قابلیت حمل و نقل.
- کنترل کیفیت.
- تحقق مزایا.
سرانجام، اگر مدیریت موفقیت آمیز شود، مدیریت ارشد باید به مدیر پروژه پشتیبانی و اختیار کامل را بدهد.