Student Syndrome یا سندروم دانشجو یا دانش آموز چیست؟
سندرم دانش آموز به تعویق برنامه ریزی شده اشاره دارد، زمانی که، برای مثال، یک دانش آموز فقط در آخرین لحظه ممکن قبل از مهلت آن، شروع به اعمال خود به یک تکلیف می کند. این کار هرگونه حاشیه ایمنی احتمالی را از بین می برد و فرد را تحت فشار و استرس قرار می دهد. به گفته یک منبع دانشگاهی، این کار به منظور القای سطحی از فوریت به اندازه کافی بالا انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که میزان تلاش مناسب برای انجام کار انجام می شود. این اصطلاح برای توصیف این شکل از اهمال کاری به طور کلی و نه تنها توسط دانش آموزان استفاده می شود. به عنوان مثال، در زمینه مهندسی نرم افزار: “این تحقیق اولیه به بررسی سه موضوع رفتاری می پردازد که ممکن است بر بهره وری اعضای تیم در یک پروژه آبشار سنتی و در یک پروژه اسکرام تاثیر بگذارد: مدیریت استرس، استفاده از سستی و سندرم دانشجو.” گفته می شود که این اصطلاح توسط الیاهو ام. گلدرات در رمان زنجیره انتقادی خود معرفی شده است.
سندروم دانشجو یا دانش آموز
آیا دچار سندروم دانشجو هستید؟
احتمالاً همه تا به حال دانشجو یا دانش آموز بوده اند. سخنرانی‌ها، سمینارها، کارهای خانگی، پروژه‌ها، و غیره بی‌شماری آشنا به نظر می‌رسد؟ سپس به یاد می آورید که اغلب تمام فعالیت های یادگیری برای داشتن اوقات فراغت بیشتر به آخرین زمان موکول می شد. این در طبیعت انسانی ماست. ما از استراحت لذت می بریم و زیر بار کار هستیم. بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه این تعلل در زمینه مدیریت پروژه ظاهر می شود و برای کاهش آن چه کاری می توانیم انجام دهیم.
سندرم دانش آموز چیست؟
معمولاً اعتقاد بر این است که این اصطلاح در رمان «زنجیره انتقادی» اثر Eliyahu M. Goldratt معرفی شده است. او شباهتی را بین دانش‌آموزانی که فعالیت‌های یادگیری خود را به موعد مقرر به تعویق می‌اندازند و اعضای تیم پروژه که در رابطه با وظایف پروژه خود همین کار را انجام می‌دهند، ترسیم کرد، زیرا فکر می‌کنند زمان کافی برای انجام هر کاری دارند. در نتیجه، آنها فقط زمانی را تلف می کنند که ممکن است در صورتی که برخی عدم قطعیت ها بر پروژه تأثیر بگذارد، ضروری شود. گلدرات وضعیتی را که برای یک استاد و شاگردانش اتفاق افتاد را توصیف کرد. او به آنها تکلیفی داد که قرار بود ظرف دو هفته انجام شود. اما دانش‌آموزان کار را تخمین زدند و از استاد خواستند که برای انجام آن زمان اضافی به آنها بدهد. اگرچه، آنها از این زمان اضافی استفاده نکردند و فقط به این دلیل که مطمئن بودند زمان زیادی برای انجام تکالیف خود دارند، فعالیت های خود را به موعد مقرر موکول کردند. نمودار تلاشی که یک کارمند برای انجام یک کار انجام می دهد و زمان صرف شده برای این نوع فعالیت را نشان می دهد. خطوط چین نشان دهنده زمان تخصیص داده شده برای مسابقه کار یا به عبارت دیگر مدت زمان کار است. خط سمت چپ تاریخ تعیین شده است و خط دوم تاریخ سررسید است. همانطور که از تصویر مشخص است، بیشترین تلاش در تکمیل کار قبل از پایان مهلت انجام شده است. یک فرد معمولی به جای اینکه کار را در روز مقرر شروع کند، تمام وقت اختصاص داده شده را صرف کند و تلاش خود را به طور روان تخصیص دهد، یک فرد معمولی تا آخرین لحظه تعلل می کند و تمام تلاش خود را می کند تا زمانی که زمان زیادی از قبل گذشته است، ضرب الاجل را از دست ندهد.
سندرم دانش آموز چه نتیجه ای دارد؟
اولاً، بر زمان تحویل کار تأثیر می گذارد. و اگر تعدادی کار مرتبط به هم پشت سر هم داشته باشیم، کل زنجیره را تحت تاثیر قرار می دهد. اگر یک کار قبلی به موقع کامل نشده باشد، کار جانشین را نمی توان آغاز کرد. بنابراین، کل پروژه در نتیجه تحت تأثیر قرار می گیرد. و با توجه به اینکه هر محیط پروژه مستعد مواجهه با عدم قطعیت است، احتمال اتمام آن قبل از موعد مقرر حداقل است.
ثانیاً، مدت زمان وظایف شما احتمالاً بیش از حد طولانی است، که کل پروژه را دو برابر بیشتر از آنچه می‌توانست طولانی‌تر می‌کند. همانطور که می توان فهمید، اثر سندرم دانش آموز در بیشتر موارد زمانی رخ می دهد که فرد زمان زیادی برای انجام یک کار داشته باشد. قانون به این صورت است: هرچه زمان بیشتری داشته باشیم، بهره وری کمتری خواهیم داشت.
علل سندرم دانشجویی در مدیریت پروژه از دیدگاه رفتاری
عوامل زیر باعث ایجاد سندرم دانش آموز می شود:
- اولویت های نامشخص
- تنبلی
- اضافه بار و چند وظیفه ای
- عدم قطعیت
- سختی وظایف
اولویت های نامشخص
وقتی هر یک از اعضای تیم وظایف زیادی برای تکمیل کردن دارند و اولویت‌های مشخصی ندارند، آنها را بر اساس بینش شخصی انتخاب می‌کنند. و اگر در حال حاضر ایده ای در مورد اینکه چه وظیفه ای بالاترین اولویت را در پروژه دارد، نداشته باشند، احتمالاً آن را به تعویق می اندازند. چنین رویکردی برای کل پروژه ویرانگر است زیرا نمی توانید وظایف را مطابق میل خود انجام دهید. هر پروژه متشکل از زنجیره ای از فعالیت های مرتبط به هم با اولویت های دقیق است. بنابراین اگر می‌خواهید پروژه‌های خود را با موفقیت به پایان برسانید، به اولویت‌بندی فکر کنید و کاری کنید که افرادتان از فوریت و اهمیت برخی وظایف در زنجیره آگاه شوند.
تنبلی
تنبلی و ترجیح دادن استراحت به جای کار، هسته اصلی طبیعت انسان است. از طرفی این یک عادت است نه یک رفتار فطری. می تواند به دلایل مختلفی تحریک شود. برخی افراد برای شروع کار خود تنبلی می کنند فقط به این دلیل که آن را بسیار دشوار یا کسل کننده می دانند. این می تواند نتیجه فقدان انگیزه نیز باشد. دیگران می توانند کار را به تعویق بیندازند زیرا فکر می کنند موفق نخواهند شد. عوامل متفاوت است.
اضافه بار و پروژه های چند وظیفه ای
بار بیش از حد اغلب منجر به انجام چند وظیفه ای می شود که می تواند خوب یا بد باشد. ممکن است تشخیص بین چندوظیفه خوب و بد دشوار به نظر برسد، اما هسته اصلی اولویت‌های کار روشن و صحیح است. اگر یک کار خوب هیچ آسیبی به پیشرفت کار وارد نکند، چندوظیفه ای بد می تواند مشکلات زیادی را برای یک کارمند ایجاد کند و بر کارایی آنها تأثیر منفی بگذارد. چندوظیفه ای بد زمانی اتفاق می افتد که فرد وظایف زیادی داشته باشد و بدون اینکه متوجه باشد وقت و تلاش خود را به کسانی که اولویت های پایینی دارند اختصاص می دهد. هنگامی که یک کارمند زیر برف می افتد، آنها نمی دانند از کجا شروع کنند و چگونه آن وظایف را اولویت بندی کنند. و این نیز در مواردی است که اولویت های روشن از اهمیت فوق العاده ای برخوردار هستند.
ابهام یا عدم قطعیت
عدم قطعیت یکی دیگر از مفاهیم رایج در حوزه مدیریت پروژه است که تاثیر زیادی بر تاریخ تحویل پروژه دارد.
دشواری وظایف
این عامل ارتباط نزدیکی با عامل قبلی دارد. اگر پیچیدگی یک کار مطابق با شایستگی کارمند نباشد، بدیهی است که آنها به آخرین لحظه موکول خواهند شد. باز هم مربوط به رفتار انسان است. یک شخص واقعاً دوست ندارد زندگی خود را پیچیده کند: و سعی می کند قبل از رسیدن به آن وظایف پیچیده “تا حد امکان سفر آرام” داشته باشد. در روانشناسی، کلمه دیگر برای سندرم دانش آموز، اهمال کاری است. مردم اغلب به دلیل ترس از شکست در تکمیل کار، کار را به تعویق می اندازند. در مدیریت پروژه زنجیره بحرانی که از نظریه محدودیت ها سرچشمه می گیرد، از بافرها برای کاهش سندرم دانشجو استفاده می کنند. جدا از روش‌های سنتی مدیریت پروژه که معمولاً به هر کار بافر اضافه می‌کنند، در این رویکرد ما بافر را به انتهای کل پروژه اضافه می‌کنیم.
پیشنهاد نویسنده: Hopper Job کیست؟