town hall meeting
town hall meeting به طور خلاصه به جلساتی می‌گویند که معمولا در آخر یک بازه زمانی مشخص مانند آخر هر ماه، سران هر شرکت و گروه بزرگ یا کوچیکی کارکنان را گرد هم آورده و درمورد دستاوردها، اهداف، برنامه‌ها و موارد مهم دیگر گفت و گو می‌کنند. با توجه به اینکه ویروس کرونا بسیاری از افراد را به مشاغل راه دور هدایت می‌کند، برگزاری جلسات مجازی همه کاره به کارآمدترین روش برای برقراری ارتباط با کارکنان تبدیل شده است و حتی شرکت‌هایی هم که عادت به این جلسات town hall meeting نداشتند این رسم را به راه انداختند. در حالی که جلسات مجازی به این معنی است که تیم از راه دور و جهانی شما را درگیر خود می‌کند، یک جلسه ضعیف ممکن است آن‌ها را به کلی از بین ببرد. از سوی دیگر، جلسات مجازی همه دست‌ها می‌تواند تا حد زیادی برای روحیه کارکنان شما مفید واقع شود، حتی اگر نتوانید آن‌ها را در محل کنار خود همراه‌تان قرار گیرد. با توجه به اینکه شرکت‌های بیش‌تری به کار از راه دور روی آورده‌اند، تطبیق جلسات در مقیاس بزرگ با فضای آنلاین اهمیت بیش‌تری پیدا می‌کند. در اینجا نکاتی درباره نحوه اجرای جلسات مجازی آنلاین همه دست‌ها آمده است. این نوع از جلسات دارای ویژگی‌های تعاملی بسیاری است که می‌تواند به شما در تعامل بهتر با تیم خود کمک کند. حتی اگر افراد در یک مکان نیستند، مهم است که اطمینان حاصل شود که همه احساس سهولت، اصالت و استقبال یکسانی دارند. از آنجا که تجملات فیزیکی در سالن‌های شهر مجازی در دسترس نیست، در اینجا مواردی وجود دارد که می‌توانید روی آن‌ها تمرکز کنید تا مخاطبان مجازی خود را در یک town hall meeting معتبر و خوشامد تجربه کنند:
- فضایی استقبال کننده را فراهم کنید که مخاطبان شما همیشه در جریان آن قرار بگیرند.
- به مخاطبان خود این فرصت را بدهید که راحت‌تر معاشرت کنند.
- اطمینان حاصل کنید که مخاطبان شما در طول رویداد احساس مشارکت و مشارکت می‌کنند.
town hall meeting
مشارکت کنندگان مجازی را در فرآیند برنامه ریزی مشارکت دهید
پیشنهادات و ایده‌هایی که در میز برنامه ریزی ارائه می‌شود، نتیجه town hall meeting را تعیین می‌کند. از این رو، ایجاد یک تجربه دنج سالن شهر مجازی برای کارکنان شما با برنامه ریزی آغاز می‌شود. چند نفر از کارکنانی را که به صورت آنلاین در سالن شهر حضور خواهند یافت، نمایندگی کنید تا در کمیته برنامه ریزی نماینده شوند. وجود این نمایندگان در کمیته برنامه ریزی تضمین می‌کند که دیدگاه‌ها و محدودیت‌های مخاطبان مجازی شما همیشه نشان داده می‌شود. مواردی مانند زمان ساختمان شهرداری و پلتفرم پخش وب ممکن است ذهن برنامه ریزان را از بین ببرد، اما قطعاً در راس ملاحظات مخاطبان مجازی قرار خواهد گرفت.
در طول town hall meeting “نماینده مجازی” تعیین کنید
هنگام استفاده از فناوری، لغزش‌های فناوری اجتناب ناپذیر است، بنابراین رسیدگی فوری به آن بسیار مهم است. جلوه‌های بصری و صوتی ضعیف می‌تواند باعث تاخیرهای ناخوشایند شود و باعث شود کارگران از راه دور اطلاعات و مشارکت ارزشمندی را از دست بدهند.
اهمیت نماینده town hall meeting
سعی کنید “نماینده مجازی” را تعیین کنید، فردی که از نظر جسمی در ساختمان شهرداری است و به پلت فرم پخش ویدئو متصل است. اگر مشکلی در پخش مستقیم وجود دارد، می‌توانند تکنسین AV را در محل هشدار دهند. به این ترتیب هنگام کار با شهرداری، مخاطبان مجازی شما بدون صدا یا با صفحه یخ زده آویزان نمی‌شوند.
یک دعوت نامه معنادار ارسال کنید
اعم از town hall meeting مجازی یا فیزیکی، ارسال یک دعوتنامه تقویمی با درخواست حضور کارکنان باعث کاهش آن نمی‌شود. دعوت معناداری است که از آن‌ها دعوت می‌کند تا در یک گفتگو شرکت کنند. دقیقاً چگونه این کار را می‌کنید؟ ابتدا دستور کار town hall meeting را با دعوت نامه ایمیلی که ارسال می‌کنید ضمیمه کنید. یک دستور کار آمادگی واضحی را برای ساختمان شهرداری نشان می‌دهد و شرکت کنندگان را در جریان قرار دادن زمان خود در این دو ساعت قرار می‌دهد. یک برنامه خوب تدوین شده هم‌چنین افراد بیش‌تری را تشویق به پاسخگویی به شهرداری می‌کند. در مرحله دوم، سوالات را قبل از ساختمان شهرداری دعوت کنید. سوالات جمع‌آوری اطلاعات چند روز قبل از ساختمان شهرداری باعث می‌شود که مخاطبان شما در سالن شهر حضور یابند، حتی اگر به صورت فیزیکی در محل حضور پیدا نکنند. علاوه بر این، مخاطبین مجازی شما نیز در شکل دادن به ساختمان شهر، حتی اگر کیلومترها دورتر شوند، در یک منطقه زمانی متفاوت احساس خواهند کرد.
مقداری حس و حال اجتماعی به فضای مجازی اضافه کنید
town hall meeting باید هر چیزی شوند جز یک جلسه انتشار اطلاعات یک طرفه. با استفاده از این فرصت، town hall meeting می‌توانند به یک رویداد اجتماعی تبدیل شوند که در آن کارکنان شما با یکدیگر در ارتباط هستند، ارتباط برقرار کرده و حس رفاقت خود را تجدید می‌کنند. در حالی که این امر در سالن فیزیکی شهر آسان‌تر است، تماشاگران مجازی تمایل به از دست دادن ندارند. برای افزودن یک عنصر اجتماعی برای مخاطبان مجازی town hall meeting خود، از یک تیم در هر یک از دفاتر جهانی خود استفاده کنید تا مکانی را برای همه افراد در دفتر پیدا کنند تا دور هم جمع شوند و به طور زنده town hall meeting را تماشا کنند. مقداری غذای تازه بخورید تا این مراسم دنج و دلپذیر شود.
town hall meeting خوب شامل عناصر تعاملی است که به همه امکان مشارکت می‌دهد
اگر سخنرانان تمایل دارند مخاطبان خود را بعد از 10 دقیقه از دست بدهند، آیا می‌توانید تصور کنید که اگر تماشاگران آن‌ها در اتاق حضور پیدا نکنند چقدر بدتر است؟ حفظ ارتباط و تعامل با مخاطبان مجازی به دلیل عدم وجود جو و افزایش حواس پرتی بسیار دشوارتر است. معرفی فعالیت‌های تعاملی مانند نظرسنجی‌های زنده و آزمون‌ها در طول رویداد، مخاطبان را در سراسر سالن شهر مشغول و پر انرژی نگه می‌دارد. در مورد town hall meeting مجازی، نظرسنجی‌ها هم‌چنین این قدرت را دارند که مخاطبان مجازی شما را در حضور و مشارکت در سالن شهر احساس کنند، حتی اگر کیلومترها دورتر شوند. تصور کنید یک مسابقه زنده در مورد ویژگی‌های دفتر و دستاوردها با یک تابلو راهنما اجرا کنید که شرکت کنندگان را در زمان واقعی رتبه بندی می‌کند. حتی اگر کارمندی در محل حضور نداشته، با بالا رفتن و پایین آمدن نامش در هر سوالی، ادعای کسب جایگاه خود در حضور کل شرکت باعث می‌شود که او مانند دیگران در محل حضور پیدا کنند. تالارهای مجازی شهر برای اقامت در اینجا هستند. وقت آن است که نحوه برنامه ریزی و اجرای سالن‌های شهر را مرور کنید تا بتوانید بهترین تجربه را برای مخاطبان خود ارائه دهید.
راهنمای نهایی town hall meeting
town hall meeting بخش مهمی از مشارکت کارکنان است. هم‌چنین به عنوان جلسات تمام دست یا جلسات همه کارکنان شناخته می‌شود، آن‌ها یک شرکت کامل را گرد هم می‌آورند تا در مورد موضوعات مهم بحث کنند و همه را با یک ستاره شمالی مشترک هماهنگ کنند. سالن‌های شهرسازی بسیار تغییر کرده است. در حالی که آن‌ها در ابتدا بستری برای ارتباط مدیریت با شرکت بودند، اکنون عناصر تعاملی بیش‌تری را برای ترویج مکالمات دو طرفه بین مدیران و کارکنان به کار گرفته‌اند. در اینجا همه چیزهایی را که باید در مورد برگزاری جلسه شهرداری شرکت بدانید، ارائه می‌دهیم. گفتیم که جلسات town hall meeting، که به عنوان جلسات دستی نیز شناخته می‌شود، راهی برای ملاقات و ارتباط مدیران شرکت با کارکنان خود است. به طور معمول، جلسات town hall meeting توسط یکی از مدیران ارشد، مدیرعامل یا مدیر کشوری یا منطقه‌ای میزبانی می‌شود و همه کارکنان در یک سالن کنفرانس بزرگ شرکت می‌کنند. با شرکت‌های بین‌المللی یا شرکت‌هایی با ساختارهای کار از راه دور، یک سالن شهر مجازی یا ترکیبی (فیزیکی و مجازی) به کار گرفته می‌شود.
هدف town hall meeting چیست؟
town hall meeting باید اهداف زیر را برآورده کند:
شرکت را با اهداف مشابه هماهنگ کند
ستاره شمالی شرکت چیست؟ آیا همه افراد شرکت از اهداف شرکت مطلع هستند و KPIهای خودشان چگونه با این اهداف ارتباط دارند؟ جلسه town hall meeting زمان خوبی برای یادآوری آن‌ها است.
فاصله بین مدیریت و کارکنان را برطرف می‌کند
در شرکت‌های بزرگ، به ندرت پیش می‌آید که کارکنان از مدیران بالای شرکت با خبر شوند. این فاصله تکان دهنده هست و باعث شود بسیاری از کارکنان احساس خستگی کنند. با ایجاد فرصت‌هایی برای از بین بردن این شکاف، کارکنان همچنان احساس می‌کنند که بخشی ارزشمند از شرکت هستند.
فرهنگ شرکت را می‌سازد
این یک فرصت نادر برای فرهنگ سازی در مقیاس شرکت است. اینکه چگونه و چه پیام‌هایی به کارکنان ارائه می‌شود می‌تواند برای حل مشکلات، تعیین اهداف و استقبال مردم از شرکت تعیین کننده شود. حالا که می‌دانید این جلسه چیست، دریابید که چرا جلسات town hall meeting بسیار مهم است.
قالب town hall meeting چگونه است؟
این جلسه معمولا دارای عناصر اصلی زیر است:
- شخصی که جلسه را برگزار می‌کند (مدیرعامل، عضو مدیریت عالی) برخی از سخنان اولیه را بیان می‌کند، یا ارائه می‌دهد.
- سایر مدیران ابتکارات یا شماره‌های مالی خود را به اشتراک می‌گذارند.
- طبقه برای پرسش و پاسخ باز می‌شود.
- البته، می‌توانید دستور کار خود را به هر نحوی که دوست دارید تغییر دهید. در اینجا 5 الگوی دستور کار است که می‌توانید برای town hall meeting بعدی خود امتحان کنید.
نکاتی در مورد نحوه صحیح جلسات town hall meeting
یک جلسه شهرداری که به درستی انجام شود می‌تواند به تمام نکات ذکر شده در بالا برسد، اما اگر یک اشتباه انجام شود می‌تواند به فرهنگ شرکت شما و مشارکت کارکنان صدمه بی مورد وارد کند. در اینجا چند نکته در مورد نحوه صحیح انجام آن آمده است.
- جلسه خود را با یک نظرسنجی آغاز کنید.
- برای سوالات خود آماده شوید.
- فضایی امن برای صحبت کارکنان ایجاد کنید.
برگزاری جلسه آنلاین town hall meeting
با توجه به اینکه شرکت‌های بیش‌تری به کار از راه دور روی آورده‌اند، تطبیق جلسات در مقیاس بزرگ با فضای آنلاین اهمیت بیش‌تری پیدا می‌کند. در اینجا نکاتی درباره نحوه اجرای جلسات مجازی آنلاین همه دست‌ها آمده است. این نوع از جلسات دارای ویژگی‌های تعاملی بسیاری است که می‌تواند به شما در تعامل بهتر با تیم خود کمک کند. می‌توانید از آن‌ها برای موارد زیر استفاده کنید:
- دستور جلسه را به اشتراک بگذارید.
- یک Mood Meter سرگرم کننده را به نمایش بگذارید.
- سوالات را جمع‌آوری و منابعی برای پرسش و پاسخ زنده تهیه کنید.
- جتی می‌توانید یک مسابقه سرگرم کننده اجرا کنید!
تجربیات خود را در مورد جلسات خود در بخش نظرات برای ما بنویسید.