هزینه کل مالکیت (TCO) چیست؟

هزینه کل مالکیت (TCO) چیست؟

بسیاری از افراد هنگام خرید یک محصول یا سرمایه‌گذاری روی تجهیزات، تنها به قیمت اولیه توجه می‌کنند. در حالی که بخش زیادی از هزینه‌ها، معمولا بعد از خرید و در طول دوره استفاده از محصول ایجاد می‌شود. مفهوم هزینه کل مالکیت به همین موضوع اشاره می‌کند و کمک می‌کند تا تصمیم‌های مالی دقیق‌تر و هوشمندانه‌تری گرفته شوند.

 

پیشنهاد نویسنده: جدول تصمیم‌گیری درس مدیریت

 

هزینه کل مالکیت؛ اهمیت TCO در تصمیم‌گیری

هزینه کل مالکیت یا Total Cost of Ownership (TCO) معیاری برای محاسبه مجموع هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم یک دارایی، محصول یا خدمت در کل چرخه عمر آن می‌باشد. این هزینه از زمان خرید شروع می‌شود و تا پایان استفاده، فروش یا جایگزینی آن ادامه دارد.

به تعریفی دیگر، اگر که دو محصول قیمت خرید متفاوتی داشته باشند، لزوماً محصول ارزان‌تر انتخاب اقتصادی‌تری برای خریدار نمی‌باشد؛ زیرا ممکن است که محصولی که قیمت اولیه بیش‌تری دارد، به علت هزینه نگهداری کم‌تر، مصرف انرژی پایین‌تر و عمر طولانی‌تر، در نهایت هزینه کم‌تری را برای مالک ایجاد کند.

به همین علت، بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی مصرف‌کنندگان حرفه‌ای، قبل از خرید تنها به قیمت اولیه توجه نمی‌کنند و هزینه کل مالکیت را هم بررسی می‌کنند.

 

علت اهمیت TCO

تصمیم‌گیری صرفاً براساس قیمت خرید می‌تواند منجر به انتخابی شود که در بلندمدت هزینه بیش‌تری را ایجاد کند. محاسبه TCO سبب می‌شود تا تصویر واقعی‌تری از ارزش یک محصول یا سرمایه‌گذاری به دست آید.

از مهم‌ترین مزایای بررسی هزینه کل مالکیت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر در زمان خرید.
• کاهش هزینه‌های بلندمدت.
• امکان مقایسه دقیق محصولات مختلف.
• مدیریت بهتر بودجه.
• افزایش بازده سرمایه‌گذاری.
• کاهش ریسک انتخاب تجهیزات نامناسب.

به همین علت، TCO یکی از شاخص‌های مهم در مدیریت مالی، فناوری اطلاعات، تولید، حمل‌ونقل و بسیاری از صنایع دیگر محسوب می‌شود.

 

اجزای هزینه کل مالکیت

هزینه کل مالکیت تنها شامل مبلغ پرداخت‌شده در زمان خرید نمی‌باشد. در بسیاری از موارد، هزینه‌های جانبی محصول حتی از قیمت اولیه آن هم بیش‌تر می‌شوند.

 

هزینه خرید

اولین بخش هزینه کل مالکیت، قیمت خرید محصول یا تجهیز است. این هزینه شامل مبلغ پرداختی، مالیات، حمل‌ونقل، نصب اولیه و راه‌اندازی است.

 

هزینه بهره‌برداری

بعد از خرید، استفاده روزانه از محصول هم هزینه‌هایی را برای مشتری ایجاد می‌کند. این بخش معمولا می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• مصرف برق.
• مصرف سوخت.
• هزینه اینترنت یا شبکه.
• مواد مصرفی.
• هزینه‌های عملیاتی روزانه.

 

هزینه نگهداری و تعمیرات

تقریباً تمام تجهیزات در طول عمر خود به سرویس یا تعمیر نیاز پیدا می‌کنند. در بیش‌تر مواقع این هزینه‌ها شامل موارد زیر هستند:

• تعمیر قطعات.
• سرویس دوره‌ای.
• تعویض قطعات فرسوده.
• قراردادهای پشتیبانی.

هر چقدر که کیفیت محصول بالاتر باشد، معمولاً این بخش از TCO کاهش پیدا می‌کند.

 

هزینه آموزش

در بسیاری از تجهیزات صنعتی یا نرم‌افزارهای تخصصی، کاربرانی که قرار است از آن استفاده کنند باید آموزش ببینند. هزینه‌ی آموزش کارکنان هم بخشی از هزینه کل مالکیت محسوب می‌شود و باید به آن توجه کرد.

 

هزینه توقف یا خرابی

اگر خرابی یک دستگاه سبب توقف فعالیت شرکت شود، هزینه‌ای بسیار بیش‌تر از مبلغ تعمیر ایجاد خواهد شد. کاهش بهره‌وری، از دست رفتن مشتریان و تأخیر در پروژه‌ها نیز باید در محاسبات لحاظ شوند.

 

هزینه پایان عمر

در پایان عمر یک محصول هم ممکن است هزینه‌هایی وجود داشته باشد؛ مانند بازیافت، حمل، جمع‌آوری یا جایگزینی دستگاه.

در برخی موارد حتی ارزش فروش دست‌ دوم محصول نیز از هزینه کل مالکیت کسر می‌شود.

 

فرمول محاسبه TCO

فرمول واحد و ثابتی برای همه صنایع وجود ندارد، اما به‌صورت کلی می‌توان آن را به صورت زیر نمایش داد:

هزینه کل مالکیت = قیمت خرید + هزینه نصب + هزینه بهره‌برداری + هزینه نگهداری + هزینه تعمیرات + هزینه آموزش + هزینه توقف + هزینه پایان عمر − ارزش باقی‌مانده دارایی

هر سازمان بسته به نوع فعالیت خود ممکن است بخش‌های دیگری هم به این فرمول اضافه کند.

 

مثال ساده از محاسبه TCO

فرض کنید که یک مشتری قرار است که یک دستگاه پرینتر بخرد.

پرینتر نوع اول، قیمت اولیه 10 میلیون تومانی دارد، اما هزینه‌ی جوهر و تعمیرات آن در طی پنج سال حدود 23 میلیون تومان می‌شود.

پرینتر نوع دوم 15 میلیون تومان قیمت دارد، اما در همان زمان تنها 10 میلیون تومان هزینه‌ی نگهداری و مواد مصرفی دارد.

در نگاه اول، افراد فکر می‌کنند که پرینتر اول ارزان‌تر به‌نظر می‌رسد، اما اگر هزینه کل مالکیت را محاسبه کنیم به این نتیجه می‌رسیم که پرینتر دوم به صرفه‌تر از نظر اقتصادی خواهد بود، هرچند قیمت خرید اولیه آن بیش‌تر است.

مثالی که زده شد، به خوبی این موضوع را نشان می‌دهد که چرا مدیران خرید تنها به قیمت اولیه توجه نمی‌کنند.

 

کاربرد TCO در فناوری اطلاعات

یکی از مهم‌ترین حوزه‌هایی که مفهوم TCO در آن استفاده می‌شود، IT یا فناوری اطلاعات است.

در زمان خرید سرور، لپ‌تاپ، تجهیزات شبکه یا نرم‌افزار، هزینه‌های مختلفی باید بررسی شوند؛ از جمله:

• خرید سخت‌افزار.
• نصب و راه‌اندازی.
• هزینه لایسنس نرم‌افزار.
• مصرف برق.
• هزینه خنک‌سازی دیتاسنتر.
• پشتیبانی فنی.
• به‌روزرسانی نرم‌افزار.
• امنیت.
• تعمیرات.
• جایگزینی تجهیزات.

به همین علت، بسیاری از شرکت‌ها قبل از خرید تجهیزات IT ابتدا هزینه کل مالکیت آن‌ها را محاسبه می‌کنند تا در آینده با هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده مواجه نشوند.

 

تفاوت TCO با قیمت خرید

بسیاری از افراد این دو مفهوم را باهم اشتباه می‌گیرند، در حالی که تفاوت مهمی دارند.

قیمت خرید تنها مبلغی است که در زمان تهیه محصول پرداخت می‌شود.

اما هزینه کل مالکیت تمام هزینه‌هایی را که در طول استفاده از محصول ایجاد می‌شوند در نظر می‌گیرد.

بنابراین ممکن است محصولی قیمت خرید پایین‌تری داشته باشد، اما در طول زمان هزینه بسیار بیش‌تری را برای مالک ایجاد نماید.

عوامل افزایش دهنده TCO

عوامل مختلفی می‌توانند هزینه کل مالکیت را افزایش دهند، از جمله:

• مصرف انرژی بالا.
• کیفیت پایین قطعات.
• خرابی‌های مکرر.
• هزینه زیاد تعمیرات.
• نیاز به آموزش طولانی.
• نبود خدمات پس از فروش مناسب.
• هزینه بالای قطعات یدکی.
• عمر مفید کوتاه محصول.

با دانستن این عوامل، می‌توان در زمان خرید، انتخاب دقیق‌تری انجام داد.

 

چگونه هزینه کل مالکیت را کاهش دهیم؟

کاهش TCO تنها با خرید ارزان‌تر امکان‌پذیر نیست. گاهی پرداخت مبلغ بیش‌تر در ابتدای کار، هزینه‌های آینده را به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.

برای کاهش هزینه کل مالکیت می‌توان اقدامات زیر را انجام داد:

• انتخاب محصولات باکیفیت و بادوام.
• بررسی هزینه‌های نگهداری قبل از خرید.
• استفاده از تجهیزات کم‌مصرف.
• انجام سرویس‌های دوره‌ای.
• آموزش صحیح کاربران.
• انتخاب برندهایی با خدمات پس از فروش مناسب.
• مقایسه هزینه‌های بلندمدت به‌جای تمرکز بر قیمت اولیه.

این رویکرد سبب می‌شود تا هزینه‌های عملیاتی در سال‌های آینده کاهش یابد و سرمایه‌گذاری سودمندتری انجام شود.

 

چه کسب‌وکارهایی بیش‌ترین استفاده را از TCO می‌کنند؟

اگرچه همه افراد می‌توانند از مفهوم هزینه کل مالکیت استفاده کنند، اما در برخی حوزه‌ها اهمیت آن بسیار بیش‌تر است.

از جمله:

• شرکت‌های IT.
• کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی.
• شرکت‌های حمل‌ونقل.
• مراکز درمانی.
• سازمان‌های دولتی.
• شرکت‌های ساختمانی.
• مراکز داده.
• واحدهای خرید و تدارکات.

در این سازمان‌ها، حتی اختلاف اندک در TCO می‌تواند در مقیاس بزرگ به صرفه‌جویی مالی قابل‌توجهی منجر شود.

 

اگر سوالات بیش‌تری در ارتباط با این موضوع داشتید، حتما در بخش نظرات این نوشته برای ما بنویسید.